Veranstaltungsorganisation und Eventplanung – Leitfaden

Die Organisation von Events ist eine große Herausforderung

Ein eingespieltes Team ist einer der wichtigsten Faktoren. Die Person, die diese hervorragenden Menschen verbindet, ist ein geeigneter Leader in der Position des Event Managers. Die vorhandene Erfahrung verbessert das Teammanagement erheblich und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf der gesamten Vorbereitungen. Ebenso hilfreich ist die Aufteilung der Aufgaben in einzelne Etappen.

Erste Phase

Planung der Maßnahmen auf Grundlage der Informationen unseres Kunden. Es sind seine Vorgaben, die wir umsetzen müssen, damit seine Bedürfnisse erfüllt werden und er zufrieden ist. Wir stimmen einen Rahmenplan ab und fragen nach kleineren Details, die dem Kunden bereits zu Beginn bewusst sind. Solche Gespräche beschleunigen die Umsetzung erheblich. In dieser Phase sollte auch an Verhandlungen gedacht werden, da sie die aktuelle Situation klar darstellen.

Zweite Phase

Auswahl des Standorts und Aufteilung des Zielbudgets. Bereits zu Beginn ist es ratsam, die verfügbaren Mittel auf 90–95 % zu reduzieren, da die Kosten durch unvorhergesehene Ereignisse deutlich steigen können, insbesondere gegen Ende der Vorbereitungszeit. Die Wahl des Standorts liefert zudem wichtige Informationen über die Anzahl der benötigten Teammitglieder und zusätzlichen Personen zur Betreuung des Events.

Dritte Phase

Nachdem die Hauptziele festgelegt wurden, gehen wir zur Umsetzung von Ständen und Grafiken über, um die im ersten Verhandlungsstadium mit dem Kunden vereinbarte Atmosphäre sicherzustellen. Die Umsetzungszeit kann bis zu 21 Wochen betragen. Dies sollte berücksichtigt werden, ebenso wie die Reservierung zusätzlicher Zeit für verspätete Lieferungen. Bei Lieferungen aus unserem Heimatland schließen 2–3 Tage diese Lücke ideal.

Vierte Phase

Mit allen Elementen unserer Szenografie und einem eingespielten Team beginnen wir mit der Montage. Wir stellen Stände, Wände und Plattformen auf sowie die gesamte Verkabelung zur Stromversorgung des Standorts. In dieser Phase sollte daran gedacht werden, unsere Kabelstränge durch den Einsatz von Kabelschutz zu sichern.

Kabelschutz
Sehen Sie sich unser Angebot an Kabelbrücken an. Durch den Einsatz von Kabelkanälen erhöhen Sie die Sicherheit für Mitarbeiter und Teilnehmer und gewährleisten gleichzeitig eine stabile Stromversorgung der Geräte an unserem Arbeitsplatz.

Kabelbrücken

Fünfkanal-Kabelbrücke – die günstigste Wahl
Kabelbrücke M5 POWER mit fünf Kanälen: 3 × 3,5 cm

Hier finden Sie: Kabelbrücken zur Miete und zum Kauf

Eine der am häufigsten gekauften Kabelbrücken ist die Kabelbrücke M5. Das fünfkanalige Modell, daher der Name M5, ist ein häufiger Bestandteil von Events, Empfängen und Konzerten.

Fünfte Phase

Nach Abschluss der Vorbereitungen sollten Proben und Tests an unseren Arbeitsstationen durchgeführt werden. Besondere Aufmerksamkeit sollte pyrotechnischem Zubehör gewidmet werden. Denken Sie daran, die Sicherheit zu gewährleisten und sowohl Ihren Arbeitsplatz als auch Ihr Team zu schützen.

Sechste Phase

Nach dem Event beginnen wir mit dem Abbau unserer Szenografie und Konstruktionen und überprüfen sorgfältig die Anzahl der Geräte, wobei meist am Ende der sechsten Phase nach verbliebenen Elementen gesucht wird. Je nach Art der Elemente lohnt es sich, Details zu sichern, die künftig erneut verwendet werden können, wodurch Einsparungen entstehen.

Siebte Phase

Nach der durchgeführten Umsetzung lohnt es sich, den Kunden zu kontaktieren und seine Meinung einzuholen. Das Ziehen von Schlussfolgerungen aus der realisierten Veranstaltung verschafft eindeutig einen Vorteil bei weiteren Aufträgen dieser Art. Wie man sieht, gehört die Vorbereitung eines Events nicht zu den einfachsten Aufgaben. Oft bedeutet dies lange, schlaflose Nächte und Zeit fern von zu Hause. Wie wir jedoch wissen, bevorzugt ein großer Teil der Bevölkerung Konzerte und Empfänge als Form der Unterhaltung. In Anlehnung an das Sprichwort: Jemand muss arbeiten, damit jemand anderes sich ausruhen kann.

Kontaktieren Sie uns telefonisch unter: +48 22 292 40 24 oder +48 505 16 03 03, per E-Mail (Power@PowerRubber.com) oder über unser Kontaktformular.