Veranstaltungsorganisation und Eventplanung – Leitfaden

Die Organisation von Events ist eine große Herausforderung. Ein gut abgestimmtes Team ist einer der wichtigsten Faktoren. Die Person, die diese hervorragenden Menschen zusammenbringt, ist ein geeigneter Event Manager. Die Erfahrung erleichtert das Teammanagement erheblich und sorgt dafür, dass alle Vorbereitungen reibungsloser verlaufen. Ebenso hilfreich ist es, die Aufgaben in Phasen zu unterteilen. Die erste Phase ist die Planung der Aktivitäten basierend auf den Informationen unseres Kunden. Wir müssen seine Vorgaben umsetzen, um seine Bedürfnisse zu erfüllen und ihn glücklich zu machen. Wir stimmen den groben Plan ab und fragen nach den kleinen Details, die er zu Beginn kennt. Solche Gespräche beschleunigen unsere Umsetzung erheblich. Es ist auch wichtig, in dieser Phase zu verhandeln, da uns dies eine klare Vorstellung von der aktuellen Situation gibt.

Zweite Phase: Auswahl des Veranstaltungsorts und Aufteilung des Budgets.
Zu Beginn ist es ratsam, das verfügbare Budget auf 90-95% zu reduzieren, um plötzliche Kostensteigerungen durch unvorhergesehene Ereignisse, insbesondere gegen Ende der Vorbereitungen, abzufangen. Die Wahl des Veranstaltungsorts wird uns auch wichtige Informationen zur Anzahl der benötigten Teammitglieder und des zusätzlichen Personals zur Eventbetreuung liefern.

Dritte Phase:
Mit den festgelegten Zielen gehen wir zur Umsetzung der Stände und Grafiken über, um die im ersten Verhandlungsabschnitt mit unserem Kunden vereinbarte Atmosphäre zu schaffen. Die Umsetzungszeit kann bis zu 21 Wochen betragen. Es ist wichtig, darauf zu achten und zusätzliche Zeit für verspätete Lieferungen einzuplanen. Für Lieferungen aus unserem Heimatland reicht eine Frist von 2-3 Tagen aus, um diese Lücke zu schließen.

Vierte Phase:
Nach der Fertigstellung aller Szenografieelemente und dem eingespielten Team beginnen wir mit der Montage. Wir stellen die Stände, Wände und Plattformen auf und installieren das gesamte benötigte Kabel für die Energieversorgung unseres Standorts. An dieser Stelle ist es wichtig, unsere Kabel mit Kabelschutzvorrichtungen zu sichern. Schauen Sie sich unser Angebot für Kabelrampen an. Die Verwendung von Kabelkanälen erhöht die Sicherheit der Mitarbeiter und Teilnehmer und sorgt gleichzeitig für eine stabile Stromversorgung für die auf unserem Stand arbeitenden Geräte. Kabelrampen sind oft gelb-schwarz.

Fünfte Phase:
Nach den Vorbereitungen sollten wir Tests und Versuche an unseren Ständen durchführen. Besondere Aufmerksamkeit muss den pyrotechnischen Geräten geschenkt werden. Achten Sie darauf, die Sicherheit sowohl für Ihren Arbeitsbereich als auch für Ihr Team zu gewährleisten.

Sechste Phase:
Nach der Veranstaltung beginnen wir mit dem Abbau unserer Szenografie und der Struktur und überprüfen dabei sorgfältig die Menge an Ausrüstung, wobei wir am Ende der sechsten Phase nach liegengebliebenen Elementen suchen. Je nach Art der Elemente ist es ratsam, Details zu sichern, die zukünftig wiederverwendet werden können, um so Einsparungen zu erzielen.

Siebte Phase:
Nach der Durchführung des Events ist es ratsam, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen, um sein Feedback zu erhalten. Das Ziehen von Schlussfolgerungen aus der durchgeführten Veranstaltung verschafft uns einen Vorteil bei zukünftigen Aufträgen dieser Art.

Wie Sie sehen können, ist die Eventvorbereitung keine einfache Aufgabe. Dies führt oft zu langen, schlaflosen Nächten und viel Zeit, die außerhalb des Hauses verbracht wird. Doch ein großer Teil der Bevölkerung bevorzugt Konzerte und Empfänge als Unterhaltung. Wie das Sprichwort sagt: „Jemand muss arbeiten, damit jemand anders sich ausruhen kann.“