Organisation d'événements et de réceptions - Guide pratique

L'organisation d'événements est un grand défi. Un travail d'équipe cohérent est l'un des facteurs les plus importants. La personne qui relie ces excellentes personnes est un bon leader, un Event Manager compétent. L'expérience acquise facilite considérablement la gestion de l'équipe, ce qui rend toute la préparation plus fluide. Il est également utile de diviser les tâches en étapes. La première consiste à planifier les actions en fonction des informations fournies par notre client. Ce sont ses attentes que nous devons réaliser pour répondre à ses besoins et le rendre heureux. Nous établissons un plan général et posons des questions sur les détails dont il est conscient dès le début. De telles conversations accélèrent certainement notre réalisation. Il est important de négocier à cette étape, ce qui nous donnera un aperçu clair de la situation actuelle.

Deuxième étape : Choisir le lieu et répartir le budget final.
Au début, il est conseillé de réduire les fonds disponibles à 90-95% afin de faire face à l'augmentation soudaine des coûts en cas de circonstances imprévues, surtout vers la fin de la préparation. Le choix du lieu nous fournira également des informations cruciales sur le nombre de membres de l'équipe nécessaires et du personnel supplémentaire pour gérer l'événement.

Troisième étape :
Avec les objectifs principaux définis, nous passons à l'exécution sur les stands et graphiques pour assurer l'ambiance convenue lors de la première négociation avec notre client. Le temps de réalisation peut atteindre 21 semaines. Il est donc important d'y prêter attention et de prévoir du temps supplémentaire pour les livraisons en retard. Pour les livraisons en provenance de notre pays d'origine, 2 à 3 jours suffisent pour combler cette lacune.

Quatrième étape :
Une fois tous les éléments de notre scénographie prêts et l'équipe formée, nous passons à l'installation. Nous installons les stands, les murs et les plateformes, ainsi que tout le câblage nécessaire pour alimenter notre site. À cette étape, il est essentiel de protéger nos câbles à l’aide de protections de câbles. Découvrez notre offre de rampe pour câbles. L'utilisation de goulottes pour câbles augmente la sécurité des employés et des participants, tout en assurant une connexion électrique stable pour les dispositifs fonctionnant sur notre site. Les rampes pour câbles sont généralement en jaune et noir.

Rampe à câbles 5 canaux - Choix économique
La rampe à câbles M5 POWER avec un orifice de 5 fois : 3 x 3,5 cm. Vous trouverez ici : Location et achat de rampes à câbles. L'une des rampes les plus achetées est la rampe à câbles M5 [lien]. Ce modèle à cinq canaux est un élément commun sur les événements, réceptions et concerts.

Cinquième étape :
Après avoir terminé les préparatifs, il est important de procéder à des essais et des tests sur nos stands. Une attention particulière doit être portée aux accessoires pyrotechniques. N'oubliez pas de garantir la sécurité en prenant soin de votre lieu de travail ainsi que de votre équipe.

Sixième étape :
Après l'événement, nous procédons au démontage de notre scénographie et des structures tout en vérifiant minutieusement les quantités de matériel, à la recherche d'éléments oubliés à la fin de la sixième étape. En fonction de la nature des éléments, il est recommandé de sécuriser les détails pouvant être réutilisés dans le futur, créant ainsi des économies.

Septième étape :
Après l'événement, il est important de contacter notre client pour obtenir son avis. Tirer des conclusions sur l'événement réalisé permet d'avoir un avantage pour les prochaines commandes similaires.

Comme vous pouvez le voir, organiser un événement n'est pas une tâche facile. Cela se traduit souvent par de longues nuits blanches et du temps passé loin de chez soi. Cependant, une grande partie de la population préfère les concerts et les réceptions comme forme de divertissement. Comme le dit le proverbe : "Quelqu'un doit travailler pour que quelqu'un d'autre puisse se reposer."